Відділ організації діловодства

Положення про відділ >>>

Прийом кореспонденції здійснюється:

• електронною поштою на адресу: [email protected]
• поштою на адресу: вул. Богдана Хмельницького, 24, м. Київ, 01054.
• через скриньку для прийому кореспонденції, яка знаходиться на першому поверсі адміністрації на вул. Богдана Хмельницького, 24

Основнi функцiї, напрямки роботи та завдання:

1. організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень Київської міської ради, розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), інших нормативно-правових актів та здійснює контроль за їх реалізацією;
2. забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними, в тому числі, із застосуванням систем електронного документообігу;
3. здійснює методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Шевченківської районної в місті Києві державної адміністрації;
4. формує зведену номенклатуру справ адміністрації;
5. здійснює реєстрацію та веде облік документів, в тому числі, з грифом «Для службового користування» та мобілізаційних документів;
6. організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу;
7. проводить перевірку стану діловодства у структурних підрозділах Шевченківської районної в місті Києві державної адміністрації, а також на підприємствах, установах, організаціях, що належить до сфери її управління;
8. здійснює приймання, попередній розгляд та реєстрацію службових документів адресованих адміністрації та передає їх голові, першому заступнику голови, заступникам голови та керівнику апарату адміністрації згідно з розподілом обов’язків;
9. здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом голови, першого заступника голови, заступника голови та керівника апарату адміністрації та забезпечує її відправлення засобами поштового зв’язку;
10. бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;
11. надає методичну допомогу апарату, структурним підрозділам адміністрації з питань організації діловодства та роботи системи електронного документообігу;
12. розробляє проекти розпоряджень голови з питань, що належать до компетенції відділу;
13. готує інформаційні та аналітичні матеріали з питань діловодства;
14. розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;
15. опрацьовує запити і звернення народних депутатів та депутатів місцевих рад;
16. організовує роботу з запитами на інформацію, забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
17. здійснює контроль за наданням, структурними підрозділами адміністрації, відповідей на запити на інформацію в порядку та у строки, визначені чинним законодавством;
18. забезпечує щомісячне та щорічне оприлюднення звітів щодо задоволення запитів на інформацію на субвеб-сайті адміністрації;
19. забезпечує у межах своїх повноважень захист персональних даних;
20. забезпечує процес опрацювання проектів розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що підлягають погодженню з адміністрацією як із заінтересованим органом;
21. здійснює контроль за дотриманням встановлених вимог до підготовки та погодження проектів розпоряджень голови Шевченківської районної в місті Києві державної адміністрації;
22. здійснює реєстрацію та випуск розпоряджень голови адміністрації;
23. здійснює інші передбачені законодавством повноваження.

Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), розпорядженнями Шевченківської районної в місті Києві державної адміністрації.