Як отримати апостиль в Україні
Опубліковано 11 вересня 2018 року о 12:19
Якщо у Вас виникла необхідність легалізувати офіційні документи для пред»явлення за кордоном, а Ви не маєте уявлення, як це робити, тоді ця інформація для Вас.
Апости́ль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.
Україна приєдналась до Гаазької Конвенції 10 січня 2002 року, Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року, відтак 112 держав-учасниць Конвенції, відмовилися у відносинах із Україною від вимоги повної консульської легалізації офіційних документів і перейшла на спрощену процедуру апостилювання.
Існує кілька правил, які необхідно знати, коли Ви подаєте документи для проставлення апостилю.
Апости́ль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.
Україна приєдналась до Гаазької Конвенції 10 січня 2002 року, Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року, відтак 112 держав-учасниць Конвенції, відмовилися у відносинах із Україною від вимоги повної консульської легалізації офіційних документів і перейшла на спрощену процедуру апостилювання.
Існує кілька правил, які необхідно знати, коли Ви подаєте документи для проставлення апостилю.
Апостиль проставляється на документах, перелік яких визначений Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, затверджених Міністерством закордонних справ України, Міністерством освіти і науки України, Міністерством юстиції України 05.12.2003 № 237/803/151/5 (далі – Правила), призначених для використання на території інших держав, а саме:
- на документах, які виходять від органів судової влади України;
- на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
- на адміністративних документах;
- на документах про освіту та вчені звання;
- на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
- на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Водночас, апостиль не проставляється на:
- оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи. Разом з тим, зазначені документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку;
- оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.
Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів.
Для проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, може звернутися будь-яка особа до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, перелік яких визначено Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України, затвердженим Міністерством юстиції України 11.11.2015 № 2268/5.
Проставлення апостиля чи відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
Проте, строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів, у разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності.
Для проставлення апостиля заявник повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу та подати:
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
Якщо заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається та пред’являєтьсяпосадовій особі документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.
Оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.
Заява з проставленим підписом заявника, документи, подані для проставлення апостиля, у паперовій формі, у тому числі документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, залишаються у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану.
Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, посадовою особою відділу, до якого було подано документи.
Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.
У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа відповідного відділу за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля.
І найголовніша приємна новина – подати документ і отримати апостиль в Україні сьогодні стало просто як ніколи. Будь-який відділ державної реєстрації актів цивільного стану України надасть цю послуги в визначені законодавством строки без необхідності їхати до Києва та витрачати свій час в чергах.
- на документах, які виходять від органів судової влади України;
- на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
- на адміністративних документах;
- на документах про освіту та вчені звання;
- на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
- на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Водночас, апостиль не проставляється на:
- оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи. Разом з тим, зазначені документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку;
- оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.
Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів.
Для проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, може звернутися будь-яка особа до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, перелік яких визначено Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України, затвердженим Міністерством юстиції України 11.11.2015 № 2268/5.
Проставлення апостиля чи відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
Проте, строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів, у разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності.
Для проставлення апостиля заявник повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу та подати:
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
Якщо заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається та пред’являєтьсяпосадовій особі документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.
Оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.
Заява з проставленим підписом заявника, документи, подані для проставлення апостиля, у паперовій формі, у тому числі документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, залишаються у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану.
Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, посадовою особою відділу, до якого було подано документи.
Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.
У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа відповідного відділу за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля.
І найголовніша приємна новина – подати документ і отримати апостиль в Україні сьогодні стало просто як ніколи. Будь-який відділ державної реєстрації актів цивільного стану України надасть цю послуги в визначені законодавством строки без необхідності їхати до Києва та витрачати свій час в чергах.