Питання видачі витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян врегульовано Порядком з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України 22.08.2007 року за № 1064 (далі – Порядок), Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України 24.07.2008 за № 1269/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 р. за № 691/15382 (далі – Інструкція) та Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.10.2000 № 52/5 (у редакції наказу Мін’юсту від 24.12.2010 № 3307/5), зареєстрованими в Міністерстві юстиції 28.12.2010 за № 1371/18666.
Фізична особа по досягненні 16-річного віку має право на отримання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян стосовно відомостей про себе та про своїх родичів за умови пред'явлення паспорта (паспортного документа) і документів, що підтверджують родинні стосунки.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження дитини може видаватися її батькам та усиновлювачам (незалежно від віку дитини), а також опікунам, піклувальникам, адміністрації закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. У цьому разі зазначений витяг представникові відповідного закладу видається за умови пред'явлення ним довіреності, паспорта або паспортного документа.
Батькові, матері, усиновлювачеві дитини, які позбавлені батьківських прав, витяг про державну реєстрацію народження дитини не видається.
Право на отримання витягу з Реєстру мають представники фізичної особи.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію смерті видається:
другому з подружжя, а також батькам, дітям, братам, сестрам, онукам, дідові, бабі та іншим родичам померлої особи за умови пред'явлення ними паспорта або паспортного документа і документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки;
спадкоємцям померлої особи, якщо родинні стосунки та/або право на спадкування підтверджуються документально, за умови пред'явлення паспорта або паспортного документа;
особі, що згідно з договором особистого страхування життя, укладеним у фінансовій установі, утвореній відповідно до Закону України "Про страхування", є вигодонабувачем, за умови пред'явлення договору, паспорта або паспортного документа;
особі, що згідно із спадковим договором є вигодонабувачем, за умови пред'явлення договору, паспорта або паспортного документа.
Для отримання витягу з Реєстру реєстраторові подається заява, до якої додається документ про внесення плати за видачу витягу з Реєстру.
На безоплатне отримання витягу з Реєстру мають право:
суди (судді), органи досудового розслідування, нотаріуси та інші органи державної влади (посадові особи), органи місцевого самоврядування (посадові особи), якщо запит зроблено у зв'язку із здійсненням ними повноважень, визначених актами законодавства;
реєстратори, дипломатичні представництва та консульські установи України у зв’язку з виконанням ними функцій, визначених актами законодавства;
адміністрації закладів охорони здоров'я, навчальних або інших дитячих закладів щодо державної реєстрації народження дітей, які перебувають у зазначених закладах;
особи, що проживають за кордоном, стосовно яких державна реєстрація актів цивільного стану проведена відповідними органами державної реєстрації, у разі надходження письмових запитів і надіслання витягу до компетентних органів іноземних держав для вручення його заявникові;
особи, що звернулися за видачею витягу про те, що державна реєстрація народження проведена відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України;
особи, що звернулися за видачею витягу для отримання допомоги у зв'язку з народженням дитини, а також для отримання допомоги на поховання.
На письмові заяви фізичних осіб, видаються такі витяги:
а) витяг з Реєстру про державну реєстрацію народження відповідно до статей 126, 133, 135 Сімейного кодексу України;
б) витяг з Реєстру про народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України;
в) витяг з Реєстру про смерть;
г) витяг з Реєстру про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища;
ґ) витяг з Реєстру про державну реєстрацію шлюбу;
д) витяг з Реєстру про державну реєстрацію шлюбу із зазначенням відомостей про другого з подружжя;
е) витяг з Реєстру про розірвання шлюбу;
є) витяг з Реєстру про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові);
ж) витяг з Реєстру про внесення змін відповідно до статті 148 Сімейного кодексу України;
з) витяг з Реєстру про внесення змін у зв'язку з усиновленням (удочерінням);
и) витяг з Реєстру про внесення до актового запису змін, доповнень;
і) витяг з Реєстру про державну реєстрацію встановлення батьківства.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію встановлення батьківства видається на підставі внесених до Реєстру даних щодо актового запису про встановлення батьківства;
к) витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану;
л) витяг з Реєстру про державну реєстрацію усиновлення.
Витяг з Реєстру про державну реєстрацію усиновлення видається на підставі внесених до Реєстру даних щодо актового запису про усиновлення.
На письмову заяву фізичної особи, відомості про яку або про її малолітніх, неповнолітніх дітей містяться у відповідному актовому записі цивільного стану, чи на письмову заяву представника цієї особи, повноваження якої підтверджуються довіреністю, посвідченою відповідно до Закону України «Про нотаріат», або документом, що посвідчує повноваження такого представника, відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», видаються також:
а) повний витяг з Реєстру щодо актового запису про народження;
в) повний витяг з Реєстру щодо актового запису про шлюб ;
г) повний витяг з Реєстру щодо актового запису про розірвання шлюбу;
ґ) повний витяг з Реєстру щодо актового запису про зміну імені;
д) повний витяг з Реєстру щодо актового запису про усиновлення;
е) повний витяг з Реєстру щодо актового запису про встановлення батьківства.
Перед видачею витягу з Реєстру реєстратор перевіряє наявність у Реєстрі даних щодо відповідного актового запису цивільного стану. У разі відсутності відомостей такого актового запису реєстратор уносить їх до Реєстру, після чого видає витяг з Реєстру.
У разі відсутності як паперового носія відповідного актового запису цивільного стану в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану, так і відомостей про нього в Реєстрі реєстратор видає витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану.
При надходженні письмової заяви фізичної особи щодо отримання відповідного витягу з Реєстру до реєстратора за місцем державної реєстрації акту цивільного стану витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану видається реєстратором за місцем проживання особи на підставі підтвердження про відсутність паперового носія певного актового запису цивільного стану в архіві реєстратора, яким отримано заяву.
Рішення про видачу витягу з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану приймає реєстратор за результатами аналізу знайдених у Реєстрі відомостей.
Фізична та юридична особа має право звернутись до реєстратора за отриманням витягу з Реєстру незалежно від місця проживання (розташування) та місця державної реєстрації акту цивільного стану.
У видачі витягу з Реєстру може бути відмовлено у разі:
- подання заяви особою, що не має права на отримання витягу;
- непред'явлення документа про внесення плати за видачу витягу в повному обсязі;
- відсутності чи наведення не в повному обсязі в заяві відомостей про заявника.
Рішення реєстратора про відмову у видачі витягу з Реєстру може бути оскаржено в судовому порядку.
Плата за видачу витягу з Реєстру становить 73 гривні.
Кошти, що надходять від плати за видачу витягу з Реєстру, зараховуються на рахунок адміністратора Реєстру і спрямовуються на забезпечення ведення зазначеного та інших реєстрів, держателями яких є Мін'юст та Укрдержреєстр.
Упорядник — головний спеціаліст
Шевченківського районного у місті Києві
віддіду державної реєстрації
актів цивільного стану
Головного територіального управління юстиції
у місті Києві Ткачук Вікторія Сергіївна